Spielregeln sind einzuhalten – daher ist man in der Müller-Guttenbrunn Gruppe stets bemüht, in allen Bereichen rechtskonform zu arbeiten. Seit kurzem unterstützt eine neue Software die Mitarbeiter in den Firmen von der Müller-Guttenbrunn Gruppe.
In einem Unternehmen stapeln sich die Texte mit Vorgaben, Normen und Standards. Den Überblick über die Inhalte und Stichtage für wiederkehrende Überprüfungen zu behalten, fällt dabei nicht immer einfach. Schon gar nicht, wenn sich an Gesetzen und Auflagen etwas ändert. Die Unternehmen der Müller-Guttenbrunn Gruppe sind dabei keine Ausnahme. „Wir haben eine Vielzahl an Gesetzen, Auflagen und Standard-Vorgaben, die wir einhalten müssen – die füllen unzählige Ordner. Mit unserem Ampelsystem haben wir aber nun alles genau im Blick“, erklärt Lisa Rainer, Spezialistin im neuen Rechtssicherheitssystem in der QM Abteilung der Müller-Guttenbrunn Gruppe in Amstetten. Sie und ein ganzes Team rund um Gunther Panowitz, Günther Höggerl und Paul Lohnecker haben eine neue Software für das Management aller Vorgaben (Compliance-Management) im Unternehmen eingeführt.
Das Ampelsystem
Die verwendete Rechtsmanagement-Software namens „gutwin“ stammt vom Wiener Anbieter Gutwinski Management. Mit dem Programm werden komplexe juristische Texte in einfache Arbeitsanweisungen heruntergebrochen und mit verantwortlichen Personen sowie Stichtagen verknüpft. Die Verantwortlichen erhalten so per E-Mail eine Aufforderung, die entsprechende Tätigkeit (z.B. Messung, ob bestimmte Grenzwerte eingehalten werden) durchzuführen. Durch ihre Rückmeldungen entsteht auch das bereits erwähnte Ampelsystem: Grün steht für erledigt, Gelb für in Arbeit und Rot für überfällige Aktivitäten. Dadurch lassen sich auf Knopfdruck aktuelle Reports und entsprechende Unterlagen für Zertifizierungen oder Überprüfungen erstellen – was sich vor allem bei Audits als sehr hilfreich erweist.
Viel Vorarbeit notwendig
Damit die Software nun in Sekundenschnelle alle nötigen Schritte vornehmen kann, war jedoch viel Vorarbeit notwendig. So mussten für die Betriebe Metall-Recycling Mü-Gu und Metran rund 1.500 Auflagen interpretiert und definiert werden. Zudem galt es sämtliche relevanten Unterlagen wie Genehmigungen zu digitalisieren – das gestaltete sich nicht immer einfach, wie Lisa Rainer verrät: „Die ältesten Bescheide stammten aus dem Jahr 1976. Kein Wunder also, dass unzählige Seiten ausgebleicht waren oder das Papier zu zerbröseln drohte. Diese Texte mussten natürlich alle händisch eingetippt werden.“ Bei den Arbeiten fand das Projektteam auch Vorgaben zu Gebäuden, die längst nicht mehr existierten, oder amüsante Richtlinien über die Abbildungen auf WC-Türen.
Immer aktuell
Allerdings bleibt auf Dauer nichts, wie es ist – auch nicht die Normen und gesetzlichen Vorgaben. Mit „gutwin“ kann die Datenbank mit den rechtlichen Unterlagen samt Arbeitsanweisungen jedoch ohne viel Aufwand laufend aktualisiert werden. Gesetzesvorgaben (etwa in den Bereichen Umweltschutz, Arbeitsschutz, Anlagensicherheit oder Energie) werden vom Hersteller eingepflegt und automatisch übernommen.
Dadurch kann man sich sicher sein: Bei Müller-Guttenbrunn hält man die Spielregeln ein!
Weitere Informationen über Gutwinski: https://www.gutwinski.at/
